Rozlicz delegację bez Excela i kalkulatora
Od polecenia wyjazdu służbowego, przez automatyczne wyliczenie diet, po gotowe rozliczenie do księgowości - w jednym systemie. Krajowe i zagraniczne.
1
Pracownik wypełnia polecenie wyjazdu
Prosty formularz z celem podróży, datami i przewidywanym kosztem. Polecenie jest opcjonalne - możesz zaczynać od razu od rozliczenia.
2
Pracownik rozlicza delegację po powrocie
Etapy podróży, godziny wyjazdu i przyjazdu, posiłki, wydatki, bilety, noclegi i zaliczki - system sam liczy dietę i końcowe rozliczenie.
3
Księgowość akceptuje rozliczenie
Dwoma kliknięciami. Możesz włączyć 2, 3 lub 4-stopniową ścieżkę akceptacji - kierownik, dyrektor, księgowość.
Pełne rozliczenie delegacji
w jednym formularzu
-
Delegacje krajowe i zagraniczne — Oba typy w pełni obsłużone, z różnymi stawkami diet w zależności od kraju docelowego.
-
Etapy podróży — Rozbij wyjazd na kolejne odcinki z osobnymi godzinami wyjazdu i przyjazdu. Np. część krajowa i zagraniczna. System wylicza osobno dietę krajową i zagraniczną.
-
Środki transportu — Samochód służbowy, prywatny, pociąg, samolot, autobus, taksówka. Każdy ze swoją kalkulacją.
-
Wyżywienie — Zaznaczasz śniadania, obiady i kolacje zapewnione przez pracodawcę. System automatycznie pomniejsza dietę.
-
Wydatki i bilety — Dodawaj koszty, bilety, w tym zapłacone kartą służbową.
-
Zaliczki — Rozliczenie zaliczki pobranej przed wyjazdem, w tym w dwóch różnych walutach. Automatyczne wyliczenie kwoty do zwrotu lub dopłaty.
Delegacje zagraniczne
bez liczenia ręcznie
-
Różne waluty w jednej delegacji — Euro w Niemczech, frank w Szwajcarii, korona w Czechach. System zna i obsługuje wszystkie.
-
Kursy walut NBP automatycznie — System pobiera kurs NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie. Bez ręcznego wpisywania.
-
Aktualne stawki diet zagranicznych — Dla każdego kraju system zna obowiązującą stawkę dziennej diety zgodnie z rozporządzeniem MPiPS.
-
Diety dobowe z dokładnością co do godziny — Zgodnie z przepisami: pełna doba, niepełna doba do 8h, powyżej 8h.
-
Wydruk PDF — Po zakończeniu rozliczenia, możliwy jest wydruk PDF z naniesionymi podpisany wszystkich osób akceptujących.
Elastyczne ścieżki akceptacji rozliczeń
Dopasuj proces akceptacji do struktury organizacji
- od jednego kierownika po 4-stopniową ścieżkę
Akceptacja jednoetapowa
Najprostszy scenariusz - jedna, wskazana osoba akceptuje rozliczenie pracownika, dwa kliknięcia i już.
Akceptacja dwuetapowa
Kierownik akceptuje merytorycznie, dyrektor lub główna księgowa zatwierdza finansowo.
Akceptacja trzy- i czteroetapowa
Dla większych organizacji - przełożony, dział finansowy, główna księgowa, dyrektor.
Powiadomienia e-mail
Osoba odpowiedzialna za akceptację delegacji otrzymuje powiadomienie e-mail.
Poznaj wszystkie możliwości systemu jestUrlop
Wnioski urlopowe
Cyfrowe wnioski o urlop wypoczynkowy, opiekę, pracę zdalną
Dowiedz się więcejGrafik pracy
Wygodnie planuj miesięczny grafik pracy swojego zespołu
Dowiedz się więcejTestuj nasz program przez
60 dni za darmo
- Pełna wersja systemu
- Bez karty płatniczej
- Bez zobowiązań
Nie masz czasu na testy?
Skontaktuj się z nami
Odpowiemy na wszystkie Twoje pytania
7+ lat doświadczenia. Ponad 600 firm w Polsce.
Ponad 500 000 zaakceptowanych wniosków urlopowych.
2 miliony rejestracji czasu pracy.
Najczęściej zadawane pytania
dotyczące delegacji
Czy mogę rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne?
Tak, system jestUrlop obsługuje oba typy delegacji. Przy zagranicznych masz dostęp do aktualnych stawek diet dla wszystkich krajów oraz automatycznego pobierania kursów NBP do przeliczeń walutowych.
Skąd system pobiera kursy walut?
System pobiera oficjalne kursy średnie NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji - zgodnie z wymogami rozporządzenia. Nie musisz nic wpisywać ręcznie. Ale jako administrator masz możliwość ręcznej korekty kursu jeśli zajdzie taka potrzeba.
Czy dla delegacji zagranicznej system liczy dietę krajową i zagraniczną?
Tak. W przypadku delegacji zagranicznej można uzuełnić etapy podróży w kraju i zagranicą. Dla krajowych liczona jest dieta krajowa, a dla etapów zagranicznych - dieta zagraniczna.
Czy system uwzględnia wyżywienie zapewnione przez pracodawcę?
Tak, możesz zaznaczyć jaki rodzaj wyżywienia i którego dnia pracownik miał zapewnione. System automatycznie pomniejsza dietę zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Czy mogę dodać zaliczkę pobraną przed wyjazdem?
Tak, w formularzu delegacji jest osobna sekcja na zaliczki - w dowolnej walucie. System po zakończeniu rozliczenia pokazuje czy pracownikowi należy się dopłata, czy musi zwrócić nadwyżkę.
Jak działa wieloetapowa akceptacja delegacji?
W ustawieniach możesz zdefiniować ścieżkę akceptacji od 1 do 4 osób. Na przykład: bezpośredni przełożony → kierownik działu → dyrektor finansowy → główna księgowa. Każda osoba otrzymuje powiadomienie e-mail kiedy delegacja czeka na jej akceptację.
Czy mogę wydrukować rozliczenie delegacji jako PDF?
Tak, system generuje gotowy PDF zawierający pełne rozliczenie delegacji wraz z podpisami pracownika i osób akceptujących. Możesz go przekazać do księgowości.
Czy delegację można edytować po złożeniu?
Pracownik - nie, po wysłaniu rozliczenia, nie może go edytować. Natomiast administrator firmy - tak, może.
Czy mogę wyeksportować delegacje do Excela?
Tak, wszystkie delegacje można wyeksportować do zbiorczego pliku Excel.